Hướng dẫn sử dụng chức năng Team Workspaces (Không gian làm việc nhóm)

Team Workspaces (Không gian làm việc nhóm) của Hopthu bao gồm các tính năng: trò chuyện âm thanh và video trong thời gian thực, trò chuyện nhóm nội tuyến và chia sẻ tài liệu.

LƯU Ý: Mặc dù có thể mời bất kỳ số lượng người tham gia nào vào Team Workspaces, trò chuyện âm thanh và video được xử lý thông qua hệ thống ngang hàng, do đó hệ thống sẽ giới hạn tối đa là 9 người tham gia.Với Team Workspaces sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn có thể thực hiện cuộc họp trực tuyến. Bạn có thể thực hiện Team Workspaces ngay trên webmail, chỉ cần chia sẻ liên kết đến Team Workspaces của mình với bất kỳ ai mà bạn muốn tham dự như: với nhân viên trong công ty, người làm việc từ xa, hoặc thậm chí là với đối tác hay một người khác bên ngoài công ty của mình.

Chỉ cần có đường dẫn của Team Workspaces mà bạn tạo ra thì người được mời vào cuộc họp đó đã có thể tham gia vào, không cần phải cài đặt thêm phần mềm, không cần phải tải xuống bất kỳ gì, chỉ cần người được chia sẽ liên kết thực hiện truy cập theo đường dẫn đó trên trình duyệt bất kỳ của máy tính hoặc điện thoại di động là được.Tất cả thông tin trong Không gian làm việc nhóm sẽ được bảo mật và mã hóa SSl hoàn toàn.Sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn đến bạn cách để tạo và sử dụng Team Workspaces

Tạo Team Workspaces - không gian làm việc

Để tạo một Team Workspaces - không gian làm việc nhóm (cho cuộc họp...) không nhất thiết phải là người quản trị email của bạn, chính bạn cũng có thể tạo được, Để tạo Team Workspaces bạn chỉ cần đăng nhập vào tài khoản email của mình trên webmail, và bấm vào biểu tượng Team Workspaces trên thanh công cụ.

- Nhập tiêu đề cho Team Workspaces - không gian làm việc nhóm là đã có thể sẳn sàng bắt đầu, bạn cũng có thể thiết lặp các quyền riêng tư cần thiết như nhập mật khẩu để người dùng khi tham gia cần bắt buộc có mật khẩu mà bạn cung cấp mới có thể kết nối. Sau khi tạo xong bạn đã có thể kết nối đến không gian làm việc vừa tạo ra, và có thể tùy chinh thêm các cài đặt khác.

Thiết lặp thêm các cài đặt khác

Trong giao diện của Team Workspaces bạn có thể giữ mặc định như ban đầu, nếu cần thay đổi các cấu hình bạn bấm vào phần Cài đặt (Bánh răng) ngay góc trên bên phải của giao diện

Các cái đặt của Team Workspaces bao gồm:

• Chi tiết (Details)- Đây là nơi bạn thiết lập quyền truy cập và bảo mật không gian làm việc. Các tùy chọn này bao gồm:

  • Tiêu đề (Title) - Đây sẽ là tiêu đề của Team Workspaces hoặc một cuộc họp trực tuyến mà bạn muốn đặt tên.

  • Bảo mật bằng mật khẩu (Secure with a passowrd)- Nếu bạn muốn khóa quyền truy cập vào Team Workspaces bằng mật khẩu thì chỉ cần bấm vào đầy để đặt một mật khẩu. Tuy nhiên, khi gửi lời mời, hãy đảm bảo cho những người tham gia của bạn biết mật khẩu, nếu không họ sẽ không thể tham gia vào Team Workspaces được.

  • Cho phép người dùng khách (Allow guest users)- Bật chức năng này nếu nếu bạn không muốn người dùng phải đăng nhập vào, và bất kỳ ai có liên kết đều có thể tham dự cuộc họp, không cần phải thực hiện đăng nhập.

  • Quyền tải tệp lên (File upload permissions) - Mỗi không gian làm việc cuộc họp có khả năng cho phép người dùng tải tệp lên. Tuy nhiên, bạn có thể đặt quyền tải tệp lên chỉ người tổ chức mới có quyền tải lên, hoặc những người được xác thực mới có thể tải tệp lên, hoặc bạn có thể đặt quyền bất kỳ ai cũng có thể tải lên.

• Cài đặt Video (Video Settings)- Đây là nơi bạn đặt các giá trị mặc định cho cuộc họp. Nói chung, việc giữ cài đặt ở mức thấp sẽ giới hạn lượng băng thông được sử dụng cho Team Workspace, điều này thật tuyệt nếu bạn hoặc người dùng của bạn đang sử dụng các mạng truy cập hạn chế.

  • Webcam - Đây là chất lượng luồng cho Team Workspaces của bạn. Video có thể chiếm nhiều băng thông, vì vậy việc đặt giá trị này thành Thấp là "phương pháp hay nhất" nếu có thể, nếu người dùng sử dụng điện thoại để kết nối vào thì có thể lựa chọn Camera trước hoặc sau.

  • Micrô (Microphone)- Bạn có thể để mặc định Micro khi kết nối vào cuộc họp, hoặc có thể cài đăt cho bất kỳ thiết bị đầu vào nào được đặt cho máy tính của bạn, bạn có thể thay đổi thiết bị này thành tai nghe, micrô USB ...

  • Loa (Speakers) - Cũng giống như cài đặt micrô, đây là đầu ra âm thanh cho cuộc họp. Nó thường để mặc định cho bất kỳ thiết bị đầu ra nào được thiết lập cho máy tính của bạn, nhưng bạn có thể thay đổi nó thành bất kỳ thiết bị nào.

• Liên kết cuộc họp (Meeting Link) - Đây là liên kết đến cuộc họp có thể được chia sẻ với bất kỳ ai bạn muốn tham dự. Bạn có thể chọn văn bản và sao chép nó hoặc sử dụng biểu tượng sao chép.

• Lưu trữ tệp (File Storage) - Phần này ban đầu sẽ trống. Tuy nhiên, khi bạn sử dụng Workspace, nó sẽ theo dõi số lượng tệp được chia sẻ trong cuộc họp và dung lượng mà các tệp đó chiếm dụng.

• Trò chuyện (Chat) - Tại mục này cho phép bạn xóa tất cả các cuộc trò chuyện trực tiếp đã xảy ra trong cuộc họp mà bạn muốn.

Giao diện sử dụng trong quá trình tham gia Team Workspacs

- Bên trái màn hình sẽ hiển thị phần thông tin những người tham gia: Tên, màn hình camera, và thanh công cụ tắt mở camera, micro...

- Tại giao diện Chat (trò truyện) người dùng có thể viết tin đoạn tròn chuyện gửi lên Nhóm, hoặc có thể gửi kèm các tệp tin lên.

- Trong mục quản lý các tệp tin được tải lên (Files), người tham gia có thể tải xuống tệp mà những người khác tải lên, còn với người quản trị cuộc họp thì có thêm quyền xóa tệp đó khỏi cuộc họp.

- Phần quản lý người tham gia (Attendees) sẽ hiển thị số lượng người đang ở trong cuộc họp, có thể xem và sao chép lại đường dẫn liên kết đến cuộc họp, đối với người quản trị có thể thực hiện xóa người đang tham gia cuộc họp ra khỏi Team Workspaces, hoặc xóa khỏi cuộc trò chuyện video nếu người đó có hành vi quy phạm.

- Quản lý các cuộc họp đã tham gia, hoặc các cuộc họp đã tạo ra: Ngoài những cuộc họp mà bạn tạo ra, thì những cuộc họp bạn được mời và tham gia trước đó cũng sẽ liên kê ra tại giao diện quản lý của Team Workspaces, bạn có thể thực hiện xóa nếu muốn.

Thông tin liên hệ hỗ trợ:

– Tổng đài 24/7: 1800 646 987 – Email: [e-mail]