Hiện nay có nhiều người sử dụng nhiều tài khoản email cùng lúc, để đáp ứng cho nhu cầu này trên Webmail của Hopthu có tính năng kết nối thêm tài khoản email khác vào chung với nhau để có thể tiện lợi quản lý truy xuất thư, gửi thư chỉ trên một webmail của chúng tôi.
Với tính năng kết nối thêm tài khoản email khác, người dùng có thể thêm tài khoản từ nhà cung cấp khác như Gmail, Yahoo Mail, Hotmail, Matbao, PA...hoặc bất kỳ tài khoản email nào...
Người dùng cần thực hiện các bước chính sau để có thể vừa gửi thư và truy xuất (đọc thư) trực tiếp trên webmail của Hopthu.
1. Để gửi thư thi cần thực hiện Thêm tài khoản gửi thư vào webmail Hopthu
2. Để đọc được thư từ người khác gửi đển thì cần thực hiện Thêm tài thư để truy xuất dữ liệu từ máy chủ đỗ về.
Trong hướng dẫn này chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thêm tài khoản email Gmail lên webmail Hopthu để bạn có thể dễ dàng quản lý cùng lúc tài khoản Gmail của mình và tài khoản email doanh nghiệp bên Hopthu của chúng tôi.
Lưu ý: Để có thể thêm tài khoản Gmail thì chúng ta cần phải sử dụng mật khẩu Ứng dụng được tạo ra trên phần quản lý tài khoản của Google, thay vì mật khẩu đăng nhập vào Gmail, để xem cách tạo Mật khẩu ứng dung bạn có thể xem hướng dẫn
tại đây của Google
Mật khẩu ứng dụng sẽ có dạng như hình bên dưới:
1. Thêm tài khoản email Gmail để gửi thư lên webmail Hopthu
- Bước 1: Chúng ta đăng nhập vào tài khoản email sau đó click vào phần Cài đặt (biểu tượng bánh răng) bên góc phải màn hình > bấm vào Connectivity (Kết nối)
- Bước 2: Sau đó chúng ta sẽ nhìn thấy phần SMTP Accounts, và bấm vào New SMTP Account để thực hiện Kết nối tài khoản email bên ngoài và nhập các thông tin cần thiết vào.
Cần có một số thông tin cần thiết để Hopthu kết nối với tài khoản như:
- Địa chỉ máy chủ (Server Address) - Địa chỉ cho máy chủ email của Gmail là: smtp.gmail.com
- Cổng máy chủ (Port SMTP) - Cổng được sử dụng để kết nối với máy chủ email Gmail, port sử dụng sẽ là 465 (SSL)
- Mã hóa (Encryption) - Loại mã hóa được yêu cầu bởi máy chủ email Gmail, bạn chọn là SSL
- Địa chỉ Email - Địa chỉ email Gmail đầy đủ
- Bật Xác thực (Enable Authentication) - Chọn tùy chọn này nếu cần xác thực SMTP để gửi thư từ địa chỉ email này. Điều đó có nghĩa là, khi bạn cố gắng gửi thư bằng tài khoản này, Hopthu sẽ chuyển thông tin đăng nhập của bạn trở lại máy chủ gửi để xác thực địa chỉ của bạn và cho máy chủ gửi thư biết rằng bạn được phép gửi thư từ tài khoản đó.
- Tên người dùng (Username) - Mã định danh được sử dụng để xác thực với máy chủ email Gmail. Trong nhiều trường hợp, địa chỉ này và Địa chỉ email sẽ giống nhau.
- Mật khẩu (Password) - Mật khẩu ứng dụng là 16 ký tự được tạo ra theo hướng dẫn
- Sau khi đã nhập các thông tin chúng ta bấm vào Lưu (Save) kết nối sẽ được kiểm tra trước khi lưu vào webmail của Hopthu, nếu có lỗi trong quá trình kết nối sẽ hiển thị thông báo. Nếu kết nối thành công tài khoản sẽ được hiển thị như hình bên dưới.
2. Thêm tài khoản email để truy xuất (nhận và đọc thư).
- Bước 1: Vẫn tại phần Connectivity (Kết nối) chúng ta sẽ thấy phần Truy xuất Email (Email Retrieval)
- Bước 2: Bấm vào New Retrieval Task để thực hiện kết nối tài khoản email mà chúng ta cần truy xuất (đọc và nhận thư)
Lưu ý: trong đây sẽ có 2 giao thức dùng để kết nối và truy xuất dữ liệu email đó là POP và IMAP, để xem sự khác nhau của 2 giao thức này bạn có thể xem qua bài viết (Giao thức IMAP và POP3) tại hướng dẫn này chúng tôi sẽ hướng dẫn đến bạn cách sử dụng giao thức IMAP.
- Bước 3: Chọn tùy chọn IMAP, và nhập các thông tin cần thiết sau để thực hiện kết nối:
- Type - Chọn IMAP.
- Địa chỉ máy chủ - Địa chỉ cho máy chủ email của Gmail: imap.gmail.com
- Cổng (Port IMAP) - Cổng được sử dụng để kết nối với máy chủ email Gmail, chúng ta sử dụng cổng 993 (SSL).
- Tên người dùng (Username) - Mã định danh được sử dụng để xác thực với máy chủ email Gmail hoặc địa chỉ email Gmail.
- Mật khẩu (Password) - Mật khẩu ứng dụng là 16 ký tự được tạo ra theo hướng dẫn
- Phương pháp Truy xuất (Method Retrieval) - Phương pháp mà Hopthu kiểm tra các thư mới trên máy chủ, Thủ công (Manual) hoặc Tự động (Automatic). Nếu bạn chọn truy xuất tin nhắn theo cách thủ công, bạn sẽ phải điều hướng đến trang Kết nối, nhấp vào tác vụ truy xuất, sau đó nhấp vào Tải xuống tin nhắn ngay để kiểm tra các tin nhắn mới. Nếu bạn chọn tự động truy xuất tin nhắn, bạn sẽ không cần phải quay lại trang Kết nối, vì tin nhắn sẽ được tự động truy xuất sau mỗi 10 phút.
- Phương pháp chuyển thư mục (Folder Transfer Method) - Phương thức mà Hopthu nhập email từ máy chủ. Người dùng có thể chọn thêm các thư mục tài khoản bên ngoài của họ làm thư mục gốc hoặc nối chúng dưới dạng thư mục con trên một thư mục Hopthu hiện có.
- Yêu cầu SSL (Require SSL) - Chọn tùy chọn này nếu kết nối đến máy chủ phải là SSL.
- Bật tính năng lọc nội dung và thư rác (Enable spam and content filtering) - Chọn tùy chọn này để áp dụng cài đặt lọc nội dung và thư rác khi tải về Hopthu.
- Sau khi bạn đã thêm thông tin của mình, khi bạn nhấp vào nút
Lưu , kết nối sẽ được kiểm tra trước khi thực sự được lưu. Nếu có lỗi xảy ra trong quá trình kiểm tra, bạn sẽ nhận được thông báo rằng đã xảy ra lỗi và cần phải sửa lỗi đó trước khi có thể lưu kết nối. Nếu kết nối thành công thì tài khoản sẽ được hiển thị như hình bên dưới
Nếu quá trình thực hiện có lỗi xảy ra, các bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua thông tin:
– Tổng đài 24/7: 1800 646 987
– Email: trogiup@hopthu.vn